Your browser is out of date!

This website uses the latest web technologies so it requires an up-to-date, fast browser!
Try Firefox or Chrome!

Przepis na udaną imprezę integracyjną

Głównym celem imprezy integracyjnej jest zapoznanie ze sobą jej uczestników, a także dobra zabawa. Jak sprawić, by była ona mile wspominana i polecana przez klientów?

Określ cel

Jak sama nazwa wskazuje głównym celem tej imprezy jest integracja. Osoby zebrane na wydarzeniu mają się lepiej poznać, zżyć ze sobą, nauczyć się ze sobą współpracować, ufać sobie. Dzięki temu będą efektywniej pracować podczas wykonywania codziennych zadań.

Można określić również cele szczegółowe dotyczące określonych funkcji wydarzenia. Będą one się różnić od siebie w przypadku różnych eventów – inne będą przy organizacji konferencji integrującej osoby z określonej branży, a inne przy luźnej imprezie integracyjnej, której podstawą jest miłe spędzenie czasu i poznanie się.

Harmonogram

Przy organizacji każdego wydarzenia ważne jest stworzenie scenariusza, przebiegu imprezy krok po kroku. Musi być on sporządzony dokładnie i szczegółowo, dzięki temu dopniemy wszystkie elementy wydarzenia na ostatni guzik i nic nas nie zaskoczy. Taki scenariusz powinna posiadać każda osoba zaangażowana w organizację eventu, a podczas jego trwania warto mieć go przy sobie.

Lokalizacja

Żaden event nie będzie udany jeśli lokalizacja będzie nietrafiona i niedobrana do potrzeb uczestników. Miejsce imprezy związane jest bezpośrednio z jego celem. Odpowiednią lokalizacją na szkolenie będzie hotel lub centrum konferencyjne posiadające odpowiednie sale, na konferencje potrzebna będzie większa sala, czy aula z odpowiednią ilością miejsc siedzących, targi pracy wymagają dużej, otwartej przestrzeni, a imprezy integracyjne wielu atrakcji z niedalekiej odległości od hotelu.

Od tych i innych czynników zależy sukces imprezy. Uczestnicy muszą czuć się wygodnie, profesjonalnie obsłużeni. Warto pytać także o dodatkowe koszty wynajmu konkretnej lokalizacji, np. za wyposażenie sali, korzystanie z dodatkowego sprzętu audiowizualnego. To pozwoli na uniknięcie stresu i niemiłych sytuacji

Posiłek

Kwestie żywieniowe należy szczegółowo umówić zarówno z klientem jak i z hotelem, czy cateringiem. Formy posiłku i skład menu powinien być ściśle określony. Mile widziane jest, by zawsze do wyboru był posiłek wegetariański. Mile widziane jest oddzielenie miejsca do jedzenia dla uczestników konkretnego wydarzenia, by nie musieli szukać wolnych krzeseł
i wspólnie spożyli posiłek.

Przerwy kawowe

Przerwy na kawę i ciasteczko pozwalają uczestnikom konferencji odpocząć, zebrać siły, czy chociaż wyjść do toalety, bądź wykonać ważne telefony. Nie powinny one być za długie, gdyż niepotrzebnie wydłużają one czas spotkania, a podczas nich uczestnicy się nudzą. W menu powinny znajdować się napoje gorące, jak i zimne, a także słodkie przekąski. Menu to warto także ustalić z klientem.

Jak widać zorganizowanie udanego eventu nie jest sprawą łatwą, lecz przy pomocy otwartego dialogu z klientem i zdolności organizatorskich managera jest to możliwe. Najważniejsze, by znać oczekiwania klienta i według nich podejmować decyzje.