Chcąc efektywnie korzystać z wirtualnego biura prasowego, powinniśmy zadbać o odpowiednio wyselekcjonowaną oraz aktualną bazę dziennikarzy. Jest to lista kontaktowa, zawierająca dane wszystkich mediów, z którymi pragniemy w przyszłości nawiązywać kontakt. Jest ona podstawą kształtowania pozytywnych relacji z dziennikarzami.
Rozsądnie dobieraj odbiorców informacji
Pierwszym etapem tworzenia bazy dziennikarzy na potrzeby wirtualnego biura prasowego powinno być zawsze ustalenie, do których mediów rzeczywiście chcemy dotrzeć z naszymi notatkami prasowymi. Wybierajmy rozsądnie. Zastanówmy się, z jakimi dziennikarzami warto nawiązać relację i które media pozwolą nam zaistnieć. Zasada, że ważniejsza jest jakość, niż ilość sprawdza się w tym przypadku doskonale.
Nie ograniczaj wyboru do minimum
Ta zasada wcale nie kłoci się z poprzednią. Jest raczej jej uzupełnieniem. Baza dziennikarzy nie może w żadnym wypadku ograniczać się do wydawców portali internetowych. Istnieją przecież inne media: radio, telewizja, prasa. Tutaj również warto mieć kontakty. Nie da się ukryć, że media internetowe pozwalają zdobyć największy rozgłos, ale wbrew wszystkim, którzy wieszczą upadek prasy czy radia, wciąż wielu z nas czyta gazety, słucha audycji radiowych, a telewizja wcale nie traci na popularności. Nigdy nie wiadomo, które z tych mediów okażą nam się przydatne w przyszłości do kształtowania pozytywnego wizerunku firmy.
Zadbaj o odpowiednią kategoryzację
Baza dziennikarzy powinna być starannie uporządkowana. Wprowadzenie odpowiednich kategorii, pozwoli nam szybciej wyszukiwać potrzebne dane. Jest to szczególnie ważne w momencie nagłego kryzysu. Gdy tracimy grunt pod nogami, mamy tendencję do chaotycznych zachowań. Właściwie zbudowana i pogrupowana baza medialna pozwoli nam zachować spokój i opanować kryzys. Niektóre z newsów nie mogą zbyt długo czekać na publikację. Również w takich sytuacjach ważny jest porządek w bazie. Umożliwia, bowiem szybkie dotarcie do określonych mediów z informacją.
Kategorie w bazie dostosujmy do swoich własnych potrzeb. Jeżeli przydatne wydaje nam się wydzielenie kategorii tematycznych, zastosujmy taki właśnie podział. Zasięg medialny, specjalizacja branżowa, a nawet sympatia do danego dziennikarza, wszystko może być podstawą grupowania, jeśli tylko pomoże w wygodnym używaniu bazy.
Wirtualne biuro, ale realne kontakty
Nie możemy unikać osobistego kontaktu z dziennikarzami. Nie bójmy się, zatem spotkań z nimi czy rozmów telefonicznych. Nie zawsze sprawdza się ograniczanie kontaktu jedynie do korespondencji mailowej. W świecie medialnym może to nawet zostać źle odebrane. Dziennikarze są z reguły otwarci na kontakt z ludźmi. Dbając o bezpośrednie relacje stajemy się na pewno bardziej zapamiętywalni.
